INFORMACIJE O OBRADI PODATAKA KANDIDATA U SELEKCIJSKOM POSTUPKU
Zaštita osobnih podataka važan je segment u upravljanju ljudskim potencijalima u Jadranskom naftovodu, dioničkom društvu (dalje u tekstu: JANAF, d.d.; voditelj obrade). Prema osobnim podacima koje nam kandidati ustupaju u selekcijskom procesu JANAF, d.d. kao voditelj obrade postupa u skladu s važećim propisima. Obrada osobnih podataka kandidata nužna je kako bi voditelj obrade utvrditi ispunjavaju li kandidati propisane uvjete radnog mjesta na koje su se prijavili odnosno u svrhu donošenja odluke o zapošljavanju, a dužnost je kandidata pružiti točne i istinite podatke. Za cijelo vrijeme njihove obrade osobni podaci kandidata tretiraju se kao poslovna tajna, a obrada se provodi uz primjenu adekvatnih tehničkih i organizacijskih mjera zaštite.
Tijekom selekcijskog postupka JANAF, d.d. provodi testiranja stručnog znanja i sposobnosti te procjenu osobnosti kandidata putem posebno pripremljenih testova. Uvid u rezultate testiranja imaju ovlaštene osobe voditelja obrade te pružatelji usluge psihologijskog testiranja, koje angažiramo kao izvršitelja obrade, a s kojima JANAF, d.d. ima sklopljen Sporazum o obradi osobnih podataka.
KATEGORIJE I VRSTE PODATAKA
U selekcijskom procesu JANAF; d.d. obrađuje sljedeće osobne podatke kandidata, a opseg prikupljanja ovisi o radnom mjestu za koje je kandidat podnio prijavu :
- Osnovne identifikacijske podatke (npr. ime, prezime, OIB, datum i mjesto rođenja);
- Kontaktne podatke (npr. broj mobitela, telefona, adresa elektroničke pošte, adresa prebivališta/boravišta);
- Podatke o stečenom obrazovanju i stručnom osposobljavanju (npr. stručna sprema, završena škola/fakultet) i dokaze o stečenim kvalifikacijama (diplome, potvrde, certifikati, uvjerenja);
- Podatke o prethodnom radnom iskustvu i radnom stažu (npr. prijašnji poslodavci, prijašnja radna mjesta, poslovne aktivnosti, godine radnog staža) i dokaze o istome (elektronički zapis o radno pravnom statusu);
- Podatke o statusu kandidata sukladno posebnim propisima na temelju kojih je moguće ostvariti prednost pri zapošljavanju (npr. status hrvatskog branitelja, status nezaposlene osobe, podatak o invalidnosti) i dokaze o istome;
- Rezultate testiranja u selekcijskom postupku (s psihologijskog testiranja i stručnog intervjua, zbirno i pojedinačno);
- Ostale osobne podatke koje kandidat navede u životopisu i molbi, čija je pravna osnova za obradu istih kandidatovo očito objavljivanje tih podataka.
JANAF, d.d. načelno ne obrađuje posebne kategorije osobnih podataka kandidata, ali je moguće da kandidat u prijavi za posao i/ili otvorenoj molbi dostavi takav podatak, čija je pravna osnova za obradu tih podataka kandidatova objava istih.
U selekcijskom postupku JANAF, d.d. prikuplja i osobne podatke kandidata iz drugih izvora:
- Preporuke bivših poslodavaca, gdje je odgovornost kandidata da na legitiman način zatraži privolu od osoba za koje smatra da mogu dati preporuku, a JANAF, d.d. zadržava pravo kontaktirati davatelja preporuke u svrhu prikupljanja dodatnih informacija o kandidatu;
- Informacije iz javno dostupnih izvora.
Svrha obrade prethodno navedenih kategorija osobnih podataka je dodatna provjera i procjena kompetencija kandidata (obrazovanje, prethodni poslodavci i radno iskustvo, poslovna etika, procjena specifičnih rizika radnog mjesta i dr.), a koja se odnosi isključivo na zahtjeve koji su nužni i relevantni za obavljanje poslova radnog mjesta na koje se kandidat prijavljuje.
Prikupljeni osobni podaci neće biti učinjeni dostupnima neovlaštenim trećim osobama te će biti pohranjeni na propisanim mjestima uz primjenu odgovarajućih tehničkih, organizacijskih i kadrovskih mjera zaštite, onoliko dugo koliko je potrebno radi ispunjenja svrhe za koju su prikupljeni i radi poštivanja propisanih rokova arhiviranja, nakon čega će biti trajno uništeni, osim ukoliko ne postoji druga pravna osnova za obradom istih.
IZVRŠITELJI OBRADE
U skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka pri objavi oglasa na Portalu Moj posao te kroz preuzimanje prijava u sustavu za upravljanje prijavama „Hercul“ , Društvo se smatra voditeljem obrade podataka, a portal Moj posao izvršiteljem obrade podataka (TAU ON-LINE d.o.o., Strojarska cesta 20, 10000 Zagreb).
U selekcijskom postupku u fazi prijave na natječaj i prikupljanja otvorenih molbi JANAF, d.d. koristi cloud aplikaciju TalentLyft u vlasništvu društva AdoptoTech d.o.o., (OIB: 57168930727, Ul. Ljudevita Posavskog 34 A, 10000 Zagreb), koje je u svojstvu izvršitelja obrade. JANAF, d.d. i AdoptoTech d.o.o. potpisali su Sporazum o obradi osobnih podataka kako bi osigurali i zaštitili prava kandidata na privatnost podataka. AdoptoTech d.o.o. u sklopu izvršavanja poslova pružanja tehničke podrške i upravljanja radom sustava može u određenim okolnostima ostvarivati pristup osobnim podacima kandidata, no nema ovlasti niti prava na bilo koji drugi način ili u bilo koju drugu svrhu obrađivati osobne podatke kandidata niti JANAF, d.d. s izvršiteljem obrade dijeli ili kao zajednički voditelj obrade obrađuje osobne podatke kandidata. Obrada se vrši putem tehnologije računalnog oblaka (cloud) Microsoft Azure SQL na serverskim računalima koji su locirani isključivo na području Europske Unije, a pristup istima osiguran je najvišim tehničkim i organizacijskim standardima i praksama.
U selekcijskom postupku u fazi predselekcije kandidata JANAF, d.d. kao voditelj obrade koristi vanjske usluge društva Selekcija d.o.o. (OIB: 60985817812, Put Mostina 8, 21000 Split) u svrhu selekcije kadrova, a prema uvjetima oglašenog radnog mjesta. JANAF, d.d. i Selekcija d.o.o. potpisali su Sporazum o obradi osobnih podataka kako bi osigurali i zaštitili prava kandidata na privatnost podataka. Pružatelj usluge predselekcije nema ovlasti niti prava na bilo koji drugi način ili u bilo koju drugu svrhu obrađivati osobne podatke kandidata. Obrada se vrši putem aplikacije TalentLyft, a JANAF, d.d. ovlaštenom predstavniku Selekcije d.o.o. omogućuje pristup podacima kandidata kroz ograničenu administrativnu ulogu.
U selekcijskom postupku u fazi psihologijskog testiranja i intervjua JANAF, d.d. kao voditelj obrade također koristi vanjske usluge specijaliziranog pružatelja usluge odnosno izvršitelja obrade Selekcija d.o.o. (OIB: 60985817812, Put Mostina 8, 21000 Split) s kojim potpisuje Sporazum o obradi osobnih podataka kako bi se osigurala i zaštitila prava ispitanika na privatnost podataka. Podaci su pohranjeni na području Europske unije, a pristup istima osiguran je najvišim tehničkim i organizacijskim standardima i praksama. Pružatelj usluge psihologijskog testiranja nema ovlasti niti prava na bilo koji drugi način ili u bilo koju drugu svrhu obrađivati osobne podatke kandidata.
U slučaju zapošljavanja svi relevantni osobni podaci prikupljeni tijekom selekcijskog postupka postat će dio evidencije o radnicima i čuvat će se trajno, sukladno posebnim propisima. U suprotnom, podatke kandidata čuvat ćemo 6 mjeseci nakon okončanja selekcijskog postupka i nakon toga ćemo ih obrisati iz naše evidencije.
Ukoliko kandidat želi da pohranimo njegove podatke u svojstvu potencijalnog kandidata za neko drugo radno mjesto, kandidat je dužan odabrati tu opciju u aplikaciji. U tom slučaju podaci se čuvaju 2 godine (24 mjeseca) ili do povlačenja privole.
INFORMACIJE O OBRADI PODATAKA STUDENATA I UČENIKA (STRUČNA PRAKSA I STUDENTSKI POSAO)
JANAF, d.d. kao Voditelj obrade dužan je voditi i posebne evidencije o redovitim studentima/učenicima koji kod njega rade posredstvom ovlaštenih posrednika ili obavljaju stručnu praksu. Voditelj obrade počinje voditi evidenciju danom početka njihova rada i ažurno je vodi do prestanka rada. Ista se vodi u elektroničkom obliku ili pisano na papiru, a mora se čuvati najmanje 6 godina od dana prestanka rada/prakse studenta odnosno učenika.
U svrhu obavljanja stručne prakse odnosno studentskog posla JANAF, d.d. kao Voditelj obrade obrađuje sljedeće osobne podatke studenata i učenika:
- Ime i prezime
- Spol
- OIB
- Datum i godina rođenja
- Prebivalište ili uobičajeno boravište
- Naziv banke i IBAN broj žiro računa
- Akt temeljem kojega ispitanik obavlja stručnu praksu odnosno studentski posao
- Vremenski period obavljanja stručne prakse odnosno studentskog posla
Navedene osobne podatke studenta i učenika JANAF, d.d. kao Voditelj obrade obrađuje u svrhu vođenja evidencije o osobama koje kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu ili su na stručnoj praksi, sukladno čl. 4. i 5. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 73/2017) te za isplatu nagrade za obavljenu stručnu praksu odnosno odrađeni posao.
OTVORENA MOLBA
Kod podnošenja otvorene molbe za posao JANAF, d.d. će podatke kandidata obrađivati u svrhu utvrđivanja ispunjavaju li uvjete za eventualno slobodno radno mjesto i za buduće potrebe zapošljavanja. Pravna osnova za obradu osobnih podataka u ovom slučaju je kandidatova privola koju kandidat dobrovoljno daje dostavljajući voditelju obrade otvorenu molbu za posao. Podaci kandidata čuvaju se 2 godine (24 mjeseca) od dana primitka privole, osim ako prije isteka tog roka kandidat ne obavijesti voditelja obrade o povlačenju privole.
PRAVA ISPITANIKA
U svakom trenutku od JANAF-a, d.d. kao voditelja obrade kandidat može zatražiti pristup svojim osobnim podacima te ispravak ili brisanje osobnih podataka ili ograničavanje obrade osobnih podataka, ima pravo ulaganja prigovora na obradu, kao i pravo podnošenja prigovora nadzornom tijelu odnosno Agenciji za zaštitu osobnih podataka i pravo na prenosivost podataka.
Svoju suglasnost kandidati mogu povući u svako doba pisanom obavijesti upućenoj na adresu: JANAF, d.d., Miramarska cesta 24, Zagreb, s naznakom „Zaštita osobnih podataka“, elektroničkom poštom na adresu: osobni.podaci@janaf.hr ili telefonom: 01/3039- 329, što neće utjecati na zakonitost obrade do dana povlačenja.
