INFORMACIJE O OBRADI PODATAKA KANDIDATA U SELEKCIJSKOM POSTUPKU
Zaštita osobnih podataka važan je segment u upravljanju ljudskim potencijalima u Jadranskom naftovodu, dioničkom društvu (dalje u tekstu: JANAF, d.d.; voditelj obrade). Prema osobnim podacima koje nam kandidati ustupaju u selekcijskom procesu JANAF, d.d. kao voditelj obrade postupa u skladu s važećim propisima. Obrada osobnih podataka kandidata nužna je kako bi voditelj obrade mogao utvrditi ispunjavaju li kandidati propisane uvjete radnog mjesta na koje su se prijavili odnosno u svrhu donošenja odluke o zapošljavanju, a dužnost je kandidata pružiti točne i istinite podatke. Za cijelo vrijeme njihove obrade osobni podaci kandidata tretiraju se kao poslovna tajna, a obrada se provodi uz primjenu adekvatnih tehničkih i organizacijskih mjera zaštite.
Tijekom selekcijskog postupka JANAF, d.d. provodi testiranja stručnog znanja i sposobnosti te procjenu osobnosti kandidata putem posebno pripremljenih testova. Uvid u rezultate testiranja imaju ovlaštene osobe voditelja obrade te ovlaštene osobe pružatelja usluge psihologijskog testiranja, koje angažiramo kao izvršitelje obrade, a s kojima JANAF, d.d. ima sklopljen Sporazum o obradi osobnih podataka.
KATEGORIJE I VRSTE PODATAKA
U selekcijskom procesu JANAF, d.d. obrađuje sljedeće osobne podatke kandidata:
- Osnovne identifikacijske podatke (npr. ime, prezime, datum i mjesto rođenja);
- Kontaktne podatke (npr. broj mobitela, telefona, adresa elektroničke pošte, adresa prebivališta/boravišta);
- Podatke o stečenom obrazovanju i stručnom osposobljavanju (npr. stručna sprema, završena škola/fakultet) i dokaze o stečenim kvalifikacijama (diplome, potvrde, certifikati, uvjerenja);
- Podatke o prethodnom radnom iskustvu i radnom stažu (npr. prijašnji poslodavci, prijašnja radna mjesta, poslovne aktivnosti, godine radnog staža) i dokaze o istome (elektronički zapis o radno pravnom statusu);
- Rezultate testiranja u selekcijskom postupku (s psihologijskog testiranja i stručnog intervjua, zbirno i pojedinačno);
- Ostale osobne podatke koje kandidat navede u životopisu i molbi, čija je pravna osnova za obradu istih kandidatovo očito objavljivanje tih podataka.
Kandidati koji žele ostvariti pravo prednosti pri zapošljavanju, u skladu s odredbama Zakona o hrvatskim braniteljima iz Domovinskog rata i članovima njihovih obitelji (NN 121/17, 98/19, 84/21, 156/23) i/ili Zakona o profesionalnoj rehabilitaciji i zapošljavanju osoba s invaliditetom (NN 157/13, 152/14, 39/18 i 32/20), trebaju biti svjesni da će se u tom slučaju obrađivati posebne kategorije osobnih podataka, pri čemu je pravna osnova za obradu upravo primjena navedenih zakonskih propisa.
Ovisno o uvjetima i zahtjevima radnog mjesta na koje se kandidat prijavljuje, odabrani kandidat može biti upućen na provjeru zdravstvene sposobnosti. U tom slučaju obrađivat će se posebne kategorije osobnih podataka, a pravna osnova za takvu obradu je Zakon o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19, 151/22, 46/23, 64/23).
Izvan navedenih situacija, JANAF, d.d. u selekcijskom postupku načelno ne obrađuje druge posebne kategorije osobnih podataka. Stoga se mole kandidati da u dostavljenoj dokumentaciji ne navode podatke koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja, članstvo u sindikatu, podatke o zdravlju, kao ni podatke o spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji. Ukoliko kandidat u prijavi za posao i/ili otvorenoj molbi ipak dostavi takav podatak, pravna osnova za obradu tih podataka bit će kandidatova objava istih.
U selekcijskom postupku JANAF, d.d. može obrađivati i osobne podatke kandidata iz drugih izvora:
- Preporuke bivših poslodavaca, gdje je odgovornost kandidata da na legitiman način zatraži privolu od osoba za koje smatra da mogu dati preporuku, a JANAF, d.d. zadržava pravo kontaktirati davatelja preporuke u svrhu prikupljanja dodatnih informacija o kandidatu;
- Informacije iz javno dostupnih izvora.
Svrha obrade prethodno navedenih kategorija osobnih podataka je dodatna provjera i procjena kompetencija kandidata (obrazovanje, prethodni poslodavci i radno iskustvo, poslovna etika, procjena specifičnih rizika radnog mjesta i dr.), a koja se odnosi isključivo na zahtjeve koji su nužni i relevantni za obavljanje poslova radnog mjesta na koje se kandidat prijavljuje.
Tijekom selekcijskog postupka nad kandidatima se ne provodi automatizirano donošenje odluka.
Podaci navedeni u prijavi, kao i podaci koji se mogu prikupiti tijekom razgovora ili testiranja s kandidatom, koriste se isključivo za potrebe provedbe selekcijskog postupka. Kandidat nije obvezan dostaviti tražene podatke niti pristupiti razgovoru ili testiranju, no takvo postupanje može utjecati na ishod njegova sudjelovanja u selekcijskom postupku.
Prikupljeni osobni podaci neće biti učinjeni dostupnima neovlaštenim trećim osobama te će biti pohranjeni na propisanim mjestima uz primjenu odgovarajućih tehničkih, organizacijskih i kadrovskih mjera zaštite, onoliko dugo koliko je potrebno radi ispunjenja svrhe za koju su prikupljeni i radi poštivanja propisanih rokova arhiviranja, nakon čega će biti trajno uništeni, osim ukoliko ne postoji druga pravna osnova za obradom istih. Ukoliko se osobni podaci koriste kao dokaz u sudskom, upravnom, arbitražnom ili sličnom postupku, oni će se čuvati duže od propisanog zakonskog ili internog roka pohrane, i to sve do pravomoćnog završetka postupka.U slučaju namjere sklapanja ugovora o radu s odabranim kandidatom, voditelj obrade će, temeljem zakonske obveze, prikupiti i dodatne podatke potrebne za sklapanje ugovora, o čemu će kandidat biti posebno obaviješten.
IZVRŠITELJI OBRADE
U selekcijskom postupku u fazi prijave na natječaj i prikupljanja otvorenih molbi JANAF, d.d. koristi cloud aplikaciju TalentLyft u vlasništvu društva AdoptoTech d.o.o., (OIB: 57168930727, Ul. Ljudevita Posavskog 34 A, 10000 Zagreb), koje je u svojstvu izvršitelja obrade. JANAF, d.d. i AdoptoTech d.o.o. potpisali su Sporazum o obradi osobnih podataka kako bi osigurali i zaštitili prava kandidata na privatnost podataka. AdoptoTech d.o.o. u sklopu izvršavanja poslova pružanja tehničke podrške i upravljanja radom sustava može u određenim okolnostima ostvarivati pristup osobnim podacima kandidata, no nema ovlasti niti prava na bilo koji drugi način ili u bilo koju drugu svrhu obrađivati osobne podatke kandidata niti JANAF, d.d. s izvršiteljem obrade dijeli ili kao zajednički voditelj obrade obrađuje osobne podatke kandidata. Obrada se vrši putem tehnologije računalnog oblaka (cloud) Microsoft Azure SQL na serverskim računalima koji su locirani isključivo na području Europske Unije, a pristup istima osiguran je najvišim tehničkim i organizacijskim standardima i praksama.
U selekcijskom postupku u fazi psihologijskog testiranja i intervjua JANAF, d.d. kao voditelj obrade također koristi vanjske usluge specijaliziranog pružatelja usluge odnosno izvršitelja obrade Selekcija d.o.o. (OIB: 60985817812, Put Mostina 8, 21000 Split) s kojim potpisuje Sporazum o obradi osobnih podataka kako bi se osigurala i zaštitila prava ispitanika na privatnost podataka. Podaci su pohranjeni na području Europske unije, a pristup istima osiguran je najvišim tehničkim i organizacijskim standardima i praksama. Pružatelj usluge psihologijskog testiranja nema ovlasti niti prava na bilo koji drugi način ili u bilo koju drugu svrhu obrađivati osobne podatke kandidata.
U slučaju zapošljavanja relevantni osobni podaci prikupljeni tijekom selekcijskog postupka postat će dio evidencije o radnicima i čuvat će se trajno, sukladno posebnim propisima. U suprotnom, podatke kandidata čuvat ćemo 6 mjeseci nakon okončanja selekcijskog postupka i nakon toga ćemo ih obrisati iz naše evidencije.
Ukoliko kandidat želi da pohranimo njegove podatke u svojstvu potencijalnog kandidata za neko drugo radno mjesto, kandidat je dužan odabrati tu opciju u aplikaciji. U tom slučaju podaci se čuvaju 2 godine (24 mjeseca) ili do povlačenja privole.
INFORMACIJE O OBRADI PODATAKA STUDENATA I UČENIKA (STRUČNA PRAKSA I STUDENTSKI POSAO)
JANAF, d.d. kao Voditelj obrade dužan je voditi i posebne evidencije o redovitim studentima/učenicima koji kod njega rade posredstvom ovlaštenih posrednika ili obavljaju stručnu praksu (učenje temeljeno na radu). Voditelj obrade počinje voditi evidenciju danom početka njihova rada i ažurno je vodi do prestanka rada. Ista se vodi u elektroničkom obliku ili pisano na papiru, a mora se čuvati najmanje 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad studenta odnosno učenika.
U svrhu obavljanja stručne prakse odnosno studentskog posla JANAF, d.d. kao voditelj obrade obrađuje sljedeće osobne podatke studenata i učenika:
1. ime i prezime
2. osobni identifikacijski broj
3. spol
4. dan, mjesec i godina rođenja
5. državljanstvo
6. prebivalište, odnosno boravište
7. naziv ugovora ili akta temeljem kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova
8. mjesto rada
9. datum početka rada
10. datum prestanka rada
11. datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja fizičke osobe, ako je obveza osiguranja po toj osnovi propisana posebnim propisima
12. IBAN (žiro račun) i naziv banke (za isplatu nagrade učenicima koji kod poslodavca kao polaznici provode učenje temeljeno na radu – stručnu praksu).
Evidencija sadrži pisani pregled podataka potrebnih radi ostvarivanja prava i obveza iz ugovora ili akta temeljem kojeg učenici i studenti rade kod poslodavca te isprave, dokumente i akte s podacima o tim fizičkim osobama.
Navedene osobne podatke studenta i učenika JANAF, d.d. kao voditelj obrade obrađuje u svrhu vođenja evidencije o osobama koje kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu ili su na stručnoj praksi odnosno rade kod poslodavca posredstvom ovlaštenih studentskih centara i srednjoškolskih ustanova, sukladno čl. 10. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) te za isplatu nagrade za obavljenu stručnu praksu odnosno odrađeni posao.
OTVORENA MOLBA
Kod podnošenja otvorene molbe za posao JANAF, d.d. će podatke kandidata obrađivati u svrhu utvrđivanja ispunjavaju li uvjete za eventualno slobodno radno mjesto i za buduće potrebe zapošljavanja. Pravna osnova za obradu osobnih podataka u ovom slučaju je kandidatova izričita privola koju kandidat dobrovoljno daje dostavljajući voditelju obrade otvorenu molbu za posao. Podaci kandidata čuvaju se 2 godine (24 mjeseca) od dana primitka privole, osim ako prije isteka navedenog roka kandidat ne obavijesti voditelja obrade o povlačenju privole.
PRAVA ISPITANIKA
Ispitanik čiji se osobni podaci obrađuju ima sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka sljedeća prava:
- pravo na informacije neophodne za osiguravanje poštene i transparentne obrade;
- pravo na pristup osobnim podacima;
- pravo na ispravak osobnih podataka;
- pravo na brisanje osobnih podataka;
- pravo na ograničenje obrade;
- pravo na prenosivost osobnih podataka;
- pravo podnošenja prigovora Društvu na obradu osobnih podataka;
- pravo podnošenja prigovora nadležnom nadzornom tijelu odnosno Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP).
Društvo poduzima odgovarajuće mjere kako bi se ispitaniku pružile sve informacije u vezi s obradom njegovih osobnih podataka u sažetom, transparentnom, razumljivom i lako dostupnom obliku, uz uporabu jasnog i jednostavnog jezika.
Društvo će ispitaniku omogućiti ostvarivanje prava u najkraćem mogućem roku po zaprimanju zahtjeva ispitanika, bez nepotrebna odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana.
Kako ostvariti svoja prava, ispitanik detaljno može pogledati ovdje.
Odabrani kandidat zapošljava se na neodređeno vrijeme, s probnim radom od 6 (šest) mjeseci.